Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменения периода отпуска в «1С:ЗУП 8» для корректного формирования отчетности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
НДФЛ, удержанный из отпускных, нужно перечислить не позднее последнего числа месяца, в котором выплатили доход. Например, сотрудник уходит в отпуск с 25 января по 15 февраля 2019 года. Отпускные ему были выплачены 18 января. В этом случае доход считайте полученным на дату выдачи отпускных – 18 января. В этот же день с выплаты надо удержать налог. А перечислить НДФЛ в бюджет нужно не позднее 31 января 2019 года.
Что отличает отпускные и больничные по части НДФЛ?
В форму 6-НДФЛ наряду с обычными выплатами, облагаемыми налогом на доходы физлиц, попадают отпускные и больничные. В отличие от заработной платы, выплачиваемой через каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), их начисляют:
- отпускные — при оформлении отпуска с выплатой не позже 3 календарных дней до его начала (ст. 136 ТК РФ);
ВНИМАНИЕ! Чтобы не ошибиться с датой выплаты отпускных и не попасть на штраф от трудовой инспекции и на проценты за просрочку выплат работникам, прочтите нашу публикацию «Если отпуск с понедельника, выдать отпускные в пятницу нельзя».
- больничные — в течение 10 календарных дней после получения от работника соответствующего документа и выплачивают вместе с ближайшей зарплатой (п. 1 ст. 15 закона РФ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29.12.2006 № 255-ФЗ»).
ВАЖНО! Работодатель с 2021 года оплачивает только первые 3 дня больничных и некоторые пособия. Остальные выплаты осуществляет ФСС напрямую, т.к. с 2021 года по всей России действует пилотный проект.
При различиях в сроках начислений и выплат для отпускных и больничных существуют одинаковые правила для определения:
- даты признания дохода полученным для целей расчета НДФЛ — он соответствует дате выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ);
- срока для уплаты НДФЛ — ей является последняя дата месяца, в котором сделаны выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
В части последнего срока отпускные и больничные отличаются от всех прочих доходов, НДФЛ с которых должен платиться не позже первого рабочего дня, наступающего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Компания при увольнении выплатила выходное пособие
Сотрудник уволился по соглашению сторон. При увольнении компания выдала выходное пособие.
От НДФЛ освобождены три средних заработка при увольнении (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если компания выдала компенсацию в пределах этих сумм, она вправе не отражать их в 6-НДФЛ.
Если компания выдала больше, отражайте в расчёте только сумму, которая превышает три средних заработка. Запишите ее в строке 020 расчёта и строке 130. Дата получения дохода и удержания НДФЛ — день выплаты. Эту дату отразите в строках 100 и 110. А в строке 120 поставьте следующий день.
На примере
Компания уволила сотрудника по соглашению сторон. 20 мая выплатила ему выходное пособие — 90 000 руб. Это на 20 000 руб. выше, чем три средних заработка. Компания удержала НДФЛ с разницы — 2600 руб. (20 000 руб. × 13%). Дата получения дохода — 20.05.2016. Следующий день 21 мая попадает на выходной, поэтому компания отразила в строке 120 ближайший рабочий день — 23.05.2016. Раздел 2 она заполнила, как в образце 89.
- Отпускные отражаются в 6-НДФЛ на дату перечисления сотруднику средств. Датой удержания налога в этом случае будет также день выплаты отпускных. Таким образом, значения в строках 100 и 110 Раздела 2 отчета идентичны.
- Дата перечисления дохода по отпускным выплатам — последний день месяца, в котором они выплачены.
- Если отпускные были начислены в одном квартале (например, в июне), а срок выплаты НДФЛ пришелся на выходной день (30 июня — воскресенье) и был перенесен на следующий рабочий день (1 июля — понедельник) уже в другом квартале, то в отчете за 6 месяцев указанные выплаты отражаются только в Разделе 1. В Разделе 2 они отразятся в отчете за 9 месяцев.
Работник запоздал с документами: как пересчитать вычеты и отразить НДФЛ
Если работник имеет право на стандартные налоговые вычеты (например, «детские»), но своевременно не позаботился о предоставлении подтверждающих документов и (или) затянул с подачей заявления, — вычет ему предоставляться не будет.
В результате он теряет свои деньги, поскольку НДФЛ с его доходов будет удерживаться в больших суммах.
Однако такую ситуацию работник может легко исправить, обратившись к своему работодателю с просьбой о предоставлении стандартных вычетов.
Работодатель должен:
- начать предоставлять стандартные вычеты с месяца, в котором весь пакет подтверждающих документов и заявление на вычет представлены в бухгалтерию;
- произвести пересчет вычетов с начала года.
При этом потребуется учесть ограничение, установленное подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ: в 2019 году «детский» вычет предоставляется только до того момента, пока доход работника не превысит 350 000 руб.
Если «доходный» порог превышен, вычеты не предоставляются, а работник сможет вернуть излишне удержанный у него налог, обратившись по окончании года к налоговикам (ст. 78, п. 4 ст. 218 НК РФ). В 6-НДФЛ будут отражены только полученные работником доходы и НДФЛ (исчисленный и удержанный) без учета вычетов.
Если порог не превышен, в 6-НДФЛ необходимо:
- вычет отразить в стр. 030;
- НДФЛ рассчитать по формуле: (стр. 020 – стр. 030) / 100 × стр. 010.
Тот же алгоритм заполнения 6-НДФЛ используется, если вычеты решено предоставить с начала года (или с момента получения на это права). Рассмотрим эту ситуацию на примере.
Важные тонкости выплаты отпускных
Когда начало и конец отпуска приходятся на один месяц или один отчетный период, проблем с отражением соответствующих сумм в Расчете 6-НДФЛ, как правило, не возникает.
Напомним, раздел 1 Расчета 6-НДФЛ «Обобщенные показатели» заполняется в целом по организации нарастающим итогом. В разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» отражаются показатели за отчетный период. Теперь перечислим правила отражения отпускных в Расчете 6-НДФЛ.
Правило 1. Доход в виде отпускных считается полученным в день их выплаты (ст. 223 НК РФ) и отражается по стр. 100 Раздела 2.
Правило 2. НДФЛ удерживается в день выплаты денег работникам (ст. 226 НК РФ) и отражается по стр. 110 Раздела 2. Таким образом в строках 100 и 110 ставится одна дата.
Правило 3. Отпускные вместе с НДФЛ отражаются по строке 130, удержанный с отпускных НДФЛ — по строке 140.
Правило 4. Крайний срок уплаты НДФЛ в бюджет (ст. 226 НК РФ) — последнее число месяца, в котором выплачены деньги, сумма отражается по стр. 120 Раздела 2.
Правило 5. В Расчете 6-НДФЛ показывают выплаченные отпускные, а не начисленные. Однако из этого правила есть важное исключение. Если отпускные выплачены в последний месяц квартала, а последний день этого месяца приходится на выходной, то срок перечисления налога — следующий период (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поскольку выплата отпускных состоялась, этот факт фиксируется в разделе 1 Расчета. В разделе 2 Расчета за следующий период отражается крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет (строка 120) (письмо ФНС России от 05.04.2017 № БС-4-11/6420).
Важные тонкости выплаты отпускных
Когда начало и конец отпуска приходятся на один месяц или один отчетный период, проблем с отражением соответствующих сумм в Расчете 6-НДФЛ, как правило, не возникает.
Напомним, раздел 1 Расчета 6-НДФЛ «Обобщенные показатели» заполняется в целом по организации нарастающим итогом. В разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» отражаются показатели за отчетный период. Теперь перечислим правила отражения отпускных в Расчете 6-НДФЛ.
Правило 1. Доход в виде отпускных считается полученным в день их выплаты (ст. 223 НК РФ) и отражается по стр. 100 Раздела 2.
Правило 2. НДФЛ удерживается в день выплаты денег работникам (ст. 226 НК РФ) и отражается по стр. 110 Раздела 2. Таким образом в строках 100 и 110 ставится одна дата.
Правило 3. Отпускные вместе с НДФЛ отражаются по строке 130, удержанный с отпускных НДФЛ — по строке 140.
Правило 4. Крайний срок уплаты НДФЛ в бюджет (ст. 226 НК РФ) — последнее число месяца, в котором выплачены деньги, сумма отражается по стр. 120 Раздела 2.
Правило 5. В Расчете 6-НДФЛ показывают выплаченные отпускные, а не начисленные. Однако из этого правила есть важное исключение. Если отпускные выплачены в последний месяц квартала, а последний день этого месяца приходится на выходной, то срок перечисления налога — следующий период (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поскольку выплата отпускных состоялась, этот факт фиксируется в разделе 1 Расчета. В разделе 2 Расчета за следующий период отражается крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет (строка 120) (письмо ФНС России от 05.04.2017 № БС-4-11/6420).
Компания выплачивает компенсацию за дополнительный отпуск
У директора и главбуха есть по четыре дополнительных дня отпуска. Иногда сотрудники берут вместо дополнительных дней компенсацию.
Сотрудники вправе получить денежную компенсацию взамен дополнительных дней отпуска (ст. 126 ТК РФ). Дата получения дохода по такой выплате — день, когда компания выдала деньги. В этот же день удержите НДФЛ. То есть в строках 100 и 110 компания запишет дату выплаты.
Крайний срок перечисления НДФЛ с отпускных — последний день месяца, в котором они выданы. Но компенсация дополнительных дней отпуска — это не отпускные. Крайний срок, когда можно перечислить налог с такой выплаты, — следующий рабочий день.
На примере
Директор имеет право на 4 дополнительных дня отпуска. Сотрудник написал заявление на замену дней отдыха денежной компенсацией. Компания выдала деньги 12 мая — 17 000 руб., в этот же день удержала НДФЛ — 2 210 руб. (17 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления налога — 13 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 39.
Пример 2: Золотухин Игорь Иванович, находясь в отпуске с 01.06.2016 по 29.06.2016, принес больничный лист с 14.06.2016 по 20.06.2016 и написал заявление на продление отпуска на количество дней болезни.
Примечание: все расчеты — доначисление отпуска, начисление по больничному, продление отпуска происходят в одном месяце.
Описание действий:
1. Расчет отпускных производится двумя месяцами (27.05 — начисление и 05.06-доначисление).
2. Начисление по больничному производится 23.06.2016. Т.к. больничный начисляется в том же месяце, что и отпуск, а отпуск в свою очередь будет продлен в этом же месяце, то перерасчеты начислений и НДФЛ делать нет необходимости.
3. Продление отпуска на количество дней болезни осуществляется путем создания нового документа «Начисление отпуска», но без начислений.
4. Отражение в 6-НДФЛ.
Как правильно заполнять бланк
Существует некий свод правил, касающихся заполнения бланка, официально закреплённых налоговой службой. Давайте рассмотрим их.
Правило 1. Заполнение граф, подразумевающих цифровые или тестовые показатели, обязательно начинается с левой стороны, к правой, без пропуска ячеек, то есть с самой крайней.
Правило 2. В том случае, если показатели от вашей организации не помещаются на один лист бланка, для каждого из разделов можно продлить его, посредством распечатывания пустых копий формы. Заполняйте столько листов, сколько нужно для полного отображения ситуации.
Правило 3. Место на листе, подразумевающее вписывание его номера, отводится под сквозную нумерацию, начинающуюся с заглавного листа включительно. Получается, что его номер всегда будет 001, в то время как на 5 странице будет красоваться отметка 005 и т.д. Заполнение нумерации производится так же, как и для остальных граф, по направлению с лева на право, при этом ни одно клетка не пропускается.
Правило 4. Допускается заполнение граф ручкой с чернилами следующих цветов:
- синими;
- черными;
- фиолетовыми.
При этом не имеет значения, какой является сама ручка, шариковой или гелиевой, а может перьевой и т.д.
Правило 5. Если показаний для одной из полагающихся к заполнению граф у компании нет, необходимо вписывать в строку ноль, в количестве одного символа.
Правило 6. Если места под знаки в находящемся справа сегменте поля также не могут быть заполнены, ставьте прочерк в виде недлинной горизонтальной линии.
Правило 7. Особые указания относятся к записи значений, выражающихся в дробях. Если при заполнении числа данной формы остаются ячейки под цифры, выражающие целую часть, оставшиеся пустыми перед проставлением части после точки нужно зачеркнуть с помощью проставления по всей их длине горизонтальной линии.
Приведем пример. Представьте, что у вас есть 15 пустых ячеек для большей части значения и всего две для отражения ее элемента, идущего после точки. При этом цифр на первую часть у вас всего шесть. В таком случае, отображаться показатели на бумаге при ее заполнении будут следующим образом: 555555———.55. Сперва такое обозначение может показаться непонятным, но постепенно большинство специалистов привыкает к принятым нормам заполнения и проблемы перестают возникать.
Правило 8. Еще одно правило касается написания кодов общероссийского классификатора территорий муниципальных образований. Согласно установленным правилам, головное отделение вписывает код, подходящий ему по месту нахождения, в то время как филиалы пишут другой, подходящий по расположению им.
По месту проживания указывают данные коды по территориям муниципальных образований представители населения, которые имеют частное дело, то есть:
- индивидуальные предприниматели;
- владельцы адвокатских практик;
- учредители нотариальных контор.
Переходящие больничные и отпускные
Очень часто под переходящим отпуском или больничным понимают ситуацию, когда сотрудник уходит в отпуск (на больничный) в одном месяце, а выходит на работу уже в другом. Влияет ли данный факт на порядок заполнения отчета? Нет, данный факт никак не влияет на заполнение 6-НДФЛ: выплаты отражаются в отчете на дату их перечисления сотруднику.
Совершенно иная ситуация обстоит с отражением в отчете выплат, срок перечисления НДФЛ по которым переносится на следующий месяц из-за того, что выпадает на выходной или праздничный день.
Допустим, отпускные начислены сотруднику 5 июня. Дата получения дохода и удержания налога в этом случае — 05.06.2019, а вот срок перечисления НДФЛ — 30 июня — выпадает на выходной день (воскресенье) и переносится на 1 июля. В этом случае отпускные отражаются только в Разделе 1 отчета за полугодие. В раздел 2 они попадут в отчете за 9 месяцев.
Отражения отпускных в 6-НДФЛ: примеры и порядок заполнения
При подготовке формы 6-НДФЛ бухгалтеры сталкиваются с трудностями, как отражать те или иные суммы НДФЛ, исчисленные и удержанные налоговым агентом. В статье рассмотрим, как правильно отразить отпускные выплаты в четырех различных ситуациях.
На основании профстандарта каждый специалист может наметить для себя конкретные направления повышения квалификации. Для этого достаточно пройти обучение в Школе Бухгалтера. Все наши курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ утвержден Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.
В расчете 6-НДФЛ отпускные отражаются в том периоде, в котором они фактически выплачены.
В Письмах ФНС РФ от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, от 24.03.
2016 № БС-4-11/5106 указано, что при выплате доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.
Начисленные, но не выплаченные отпускные, в расчет 6-НДФЛ не включаются. Согласно п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты.
Дата перечисления НДФЛ с отпускных — это последнее число месяца, в котором они выплачены.
Доплата к больничному пособию, установленная коллективным договором
В организации коллективным договором, на который есть ссылка в каждом трудовом договоре, установлена доплата к больничным пособиям до фактического заработка сотрудников. Доплата выплачивается одновременно с пособием. Как правильно отразить пособие и доплату в разделе 2 расчета 6-НДФЛ — одним блоком или двумя? Если двумя, то надо ли к доплачиваемой сумме прибавлять сумму пособия за первые три дня болезни, которую оплачивает работодатель, а не ФСС?
Общий алгоритм заполнения раздела 2 расчета 6-НДФЛ приведен, в частности, в письме ФНС России от 18.03.16 № БС-4-11/4538@. Согласно ему, в разделе 2 строка 100 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 НК РФ; строка 110 — с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК РФ, а строка 120 — с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК РФ.
При этом в соответствии с последним абзацем пункта 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@; далее — Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ) в отношении доходов, имеющих разные дату фактического получения (строка 100), или срок перечисления налога (строка 120), строки 100 — 140 заполняются в отношении каждой выплаты.
Статья 223 НК РФ не содержит особого порядка определения даты фактического возникновения дохода в отношении пособий по временной нетрудоспособности. Следовательно, применяется общее правило подпункта 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ о том, что датой фактического получения дохода признается день выдачи (перечисления) денег. Таким образом, в отношении больничного пособия (финансируемого как за счет средств работодателя, так за счет средств ФСС) по строкам 100 и 110 расчета 6-НДФЛ надо указывать дату фактической выплаты денег работникам (независимо от даты начисления пособия). При этом по строке 120 нужно отразить последний день месяца, в котором происходили такие выплаты, даже если фактически НДФЛ был перечислен в бюджет ранее (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ). Соответственно, на часть пособия, финансируемую за счет средств работодателя, отдельный блок раздела 2 расчета 6-НДФЛ не формируется.
Что касается доплат, установленных коллективным или трудовым договором, то они не являются пособием по временной нетрудоспособности. При этом данные выплаты нельзя признать и оплатой труда, поскольку в пункте 2 статьи 223 НК РФ говорится о том, что оплата труда начисляется за выполненные трудовые обязанности. Однако в рассматриваемом случае выплата доплаты к пособию не связана с выполнением работниками трудовых обязанностей. Соответственно, в отношении данной доплаты порядок определения даты фактического получения дохода, установленный пунктом 2 статьи 223 НК РФ, не применяется. Значит, в силу подпункта 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ этой датой будет признаваться день выдачи (перечисления) денег. Что касается перечисления в бюджет удержанного по данной выплате дохода, то в этом случае действует общий порядок. То есть налог нужно заплатить не позднее следующего рабочего дня после удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Таким образом, по строкам 100 и 110 раздела 2 расчета 6-НДФЛ в рассматриваемом случае будет отражена дата фактической выплаты (перечисления) доплаты, а по строке 120 — следующий рабочий день. А значит, доплату придется показать в разделе 2 расчета отдельным блоком.
Пример 2
Предположим, что обе выплаты (больничное пособие и доплата пособия до фактического заработка) выданы сотрудникам 15 августа. Следовательно, они попадут в расчет 6-НДФЛ за девять месяцев. Заполним раздела 2 такого расчета.
По больничному пособию:
- Строка 100 «Дата фактического получения дохода» — 15.08.2016;
- Строка 110 «Дата удержания налога» — 15.08.2016;
- Строка 120 «Срок перечисления налога» — 31.08.2016;
- Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — сумма пособия по временной нетрудоспособности;
- Строка 140 «Сумма удержанного налога» — сумма НДФЛ, удержанного при выплате пособия.
По доплате к больничному пособию:
- Строка 100 «Дата фактического получения дохода» — 15.08.2016;
- Строка 110 «Дата удержания налога» — 15.08.2016;
- Строка 120 «Срок перечисления налога» — 16.08.2016;
- Строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — сумма доплаты;
- Строка 140 «Сумма удержанного налога» — сумма НДФЛ, удержанного при выплате доплаты.